Case study

契約書や人材採用情報などの重要書類のデータ保存、ワークフローの導入

業種:弁護士事務所 米国事務所

経営課題

様々な業種向けの契約書の雛形ファイルを紙ベースで保存したり無料クラウドでデータ保管管理していた。しかし管理する担当社員が入れ替わったことで、ファイル命名規則の変化やデータ保管フォルダが独自に作られていった結果、複雑化してどこに何の契約書があるか分からなくなり、探すのに不要な時間がかかる状態に。また契約書の社内確認をメールベースで行ってきたことで、指摘や修正内容が一元管理されずに、過去履歴を追うことができず、誰が承認したかが分からない状況。

導入サービス

Canbus.ペーパーレスDX化アプリ

日本/米国企業で500社に導入されているCanbus.をペーパーレス目的として企業がすぐに使えるようにパッケージアプリ化。IT知識が無くてもすぐにスマホ・パソコンで使い始めることが可能。類似製品はユーザ利用数課金のためユーザ数が多いと高額になるところを、Canbus.はユーザ利用数が無制限で、何人で使っても$150/月。高度な分岐も可能なワークフロー機能が標準搭載で過去履歴も蓄積。セキュリティ機能も完備。また、日本向けは紙ベースでの保存が必須であったが、2022年1月改正の国税局によって更にペーパーレス化が加速。

導入効果

各ドキュメントにキーワード情報をタグ付けして格納するだけ。契約書などの稟議が必要な書類は、ワークフロー機能で承認してもらう上長をCanbus.上で指定するだけで、上長へメール通知。変更履歴なども自動保存。過去情報をデータとして管理、データ検索機能も充実のため、ファイルを検索する手間が1/10に削減。更に紙保存のためのキャビネットも不要になり、管理部門の在宅勤務も可能に。

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